21. April 2017
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Commitment in Projekten – wie Sie Projektbeteiligte als Verbündete gewinnen

Im letzten Beitrag der Serie «Xperts in Projektmanagement» wurden die entscheidenden Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg identifiziert. In diesem Beitrag werden wir nun auf den Faktor Commitment detaillierter eingehen.

Ein Projekt kann nur dann erfolgreich durchgeführt werden, wenn die Stakeholder und die betroffenen Mitarbeitenden gegenüber dem Projekt ein hohes Commitment aufweisen. Unsere Erfahrungswerte und auch empirische Untersuchungen belegen, dass 70% bis 80% der Betroffenen sich gegenüber dem Projekt selbstverpflichtet fühlen und sich voll und ganz für den Projekterfolg engagieren müssen, damit ein Projekt erfolgreich sein kann. Der Einbezug der Wünsche und der Erwartungen der Stakeholder und der betroffenen Mitarbeitenden stellt damit einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar, um die Akzeptanz in Bezug auf das Projekt zu steigern.

Es ist deshalb von zentraler Bedeutung für die Projektleitung, sowohl bei der Projektinitialisierung als auch während des gesamten Projektverlaufs, einen Blick auf das Umfeld zu werfen und zu untersuchen, wo Unterstützung oder Widerstand zu erwarten ist. Die Haltungen können generell wie in unterstehender Graphik eingeordnet werden:

Commitment

Abbildung 1: Mitspieler und Gegenspieler eines Veränderungsvorhabens nach Block, P. (1989)

Gibt es in einem Projekt zu viele Gegner und Opponenten hat dies verschiedene negative Folgen, welche sich in Form von aktiven und passiven Widerständen äussern können:

Um diesen Widerständen proaktiv entgegen zu wirken haben sich in der Praxis vier Handlungsempfehlungen bewährt:

Schaffen Sie Vertrauen – pflegen Sie Beziehungen zu Stakeholdern

Vertrauen ist die erste Voraussetzung dafür, dass Commitment entstehen kann. Gute Beziehungen zu Stakeholdern bilden die Grundlage für die Überwindung von Widerständen: Stellen Sie daher aktiven Kontakt zu allen relevanten Anspruchsgruppen her und pflegen Sie diese Beziehungen sorgfältig und kontinuierlich.

Nutzen Sie Kritik konstruktiv.

Nehmen Sie die Kritik der Opponenten ernst. Klären und diskutieren Sie die unterschiedlichen Positionen im Projekt offen und versuchen Sie die Kritik konstruktiv zu nutzen. So können Sie von den Differenzen profitieren und in der Diskussion allenfalls noch weitere Übereinstimmungen aufdecken.

Erkennen Sie Widerstände und Ängste und versuchen Sie diese frühzeitig abzubauen.

Entwickeln Sie ein Gespür für die Beteiligten, beobachten Sie Auffälligkeiten und gehen Sie proaktiv auf die Personen zu, damit sich Ängste und Widerstand nicht aufstauen können. Untersuchen Sie, weshalb die Betroffenen mit Widerstand reagieren: Fehlendes Wissen, fehlende Fähigkeiten oder fehlende Erlaubnis sind häufige Ursachen für Widerstände. Bieten Sie zudem eine Anlaufstelle zur Platzierung von Fragen und Ängsten.

Schaffen Sie Transparenz im Projekt

Stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder über die Ziele und den Inhalt des Projektes frühzeitig und gründlich informiert sind. Machen Sie Projektabweichungen (Termin- und Kostenabweichungen), Änderungen sowie deren Ursachen transparent.

Insbesondere bei einer klassischen Projektorganisation ist die Beziehungspflege von grosser Bedeutung, da die Auftraggeber und Entscheidungsträger oftmals nicht so stark im Projekt eingebunden sind und formell lediglich am Projektausschuss informiert werden. Für den Informationsfluss zwischen den Projektausschuss-Meetings sind deshalb bilaterale Gespräche nötig. In agilen Projekten sind alle Stakeholder durch die regelmässigen Sprintreviews stärker im Projekt eingebunden und werden über Sprintresultate und Projektstand informiert. Auch das Erkennen der Ängste kann im agilen Modus einfacher sein. Während in klassischen Projektorganisationen die Ängste hauptsächlich innerhalb von Workshops identifiziert werden müssen, stehen in der agilen Methode zum einen die Reviews und Retrospektiven zur Verfügung, zum anderen ist an den Daily Meetings die Stimmungsaufnahme der Projektmitarbeiter möglich. Wichtig dabei ist immer, dass wahrgenommene Ängste im Rahmen eines bilateralen Gespräches besprochen werden.

Werden diese Handlungsempfehlungen berücksichtigt, können Beteiligte mit tiefem Commitment oder einer abwartenden Haltung zu Gleichgesinnten gemacht werden. Denn wenn Kritik konstruktiv genutzt wird, Ängste frühzeitig abgebaut werden und durch Transparenz das Vertrauen wachsen kann, vergrössert sich auch die inhaltliche Übereinstimmung und somit das Commitment.

Mit der Schaffung eines Commitments aller Beteiligten haben Sie bereits den ersten Schritt zu einem erfolgreichen Projekt gemeistert. Im nächsten Beitrag der Serie «Xperts in Projektmanagement» wird die Thematik Change-Management genauer beleuchtet und spannende Insights geboten. Folgen Sie uns jetzt auf LinkedIn und verpassen Sie keinen Beitrag darüber!

Projektmanagement

v.l.n.r.: Corinne Maurer (Partner), Nicole Steiner (Consultant), Charlotte Bachmann (Senior Technical Consultant),
Martina Auf der Maur (Mitarbeiterin Administration), Regula Roth (Consultant)

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