18. Januar 2017
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Effiziente und effektive Ausrichtung der IKT dank strategischer Informatikplanung

Aufgrund permanenter interner und externer Veränderungen befinden sich die Bedürfnisse einer Organisation hinsichtlich Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) in kontinuierlichem Wandel. Um diesen wechselnden Anforderungen gerecht zu werden und eine zielgerichtete Entwicklung der IKT sicherzustellen, bedarf es sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung einer strategischen Informatikplanung (SIP). Diese hilft dabei, verschiedene Einflussfaktoren wie die Unternehmensziele, die Geschäftsstrategie, die Interessen und Bedürfnisse der Stakeholder sowie die Einflüsse des Organisationsumfelds (Kunden, Lieferanten, Konkurrenten, etc.) angemessen zu berücksichtigen und in ein stimmiges Gesamtsystem zu integrieren.

Die Valion AG unterstützte ein Bundesamt bei der Erarbeitung einer SIP. Grundlage dafür bildet in der gesamten Bundesverwaltung die I2Cmethod von ITMC. Obwohl diese Erarbeitungsmethodik sowie insbesondere die diversen Weisungen und Vorgaben in der öffentlichen Verwaltung ein enges Handlungskorsett bilden, lassen sich methodische Aspekte und zentrale Ergebnisse dieses IKT-Strategieprozesses durchaus auch in die Privatwirtschaft ableiten.

Wozu eine strategische Informatikplanung?

Sowohl in öffentlichen als auch privaten Organisationen zeigen sich im Zusammenhang mit der Informatik oft dieselben Problemfelder. Trotz der zentralen Bedeutung in einer zunehmend digitalisierten Welt besteht die Schwierigkeit, dass sie meist als Supportfunktion wahrgenommen wird und es daher sowohl an Ressourcen als auch am notwendigen strategischen Stellenwert mangelt. Die knappe Ressourcenbasis ist nur bedingt auf die Geschäftsstrategie sowie die Bedürfnisse der Fachbereiche abgestimmt, was den wahrgenommenen Return on Investment zusätzlich reduziert. Oftmals fehlen entsprechende prozessuale Instrumente, um die Bedürfnisse der Fachbereiche in die Informatik einfliessen zu lassen und effektive Lösungen in engen Zeitfenstern und mit möglichst geringen finanziellen Mitteln anzubieten.

Um diesen Aspekten Rechnung zu tragen, bestehen für die SIP nach I2Cmethod folgende Planungsgrundsätze:

SIP in der Bundesverwaltung

Die SIP in der Bundesverwaltung erfolgt entlang eines dreistufigen Planungsprozesses mit den Ebenen Bund, Departement und Verwaltungseinheit mittels I2Cmethod, welche durch die einheitliche Anwendung bundesübergreifende Konsistenz und Konsolidierbarkeit sicherstellen soll. Der Planungsansatz besteht sowohl aus Top-Down als auch Bottom-Up Elementen:

Da nicht auf allen Stufen der Bundesverwaltung die gleichen Schwerpunkte gesetzt werden und nicht sämtliche Planungselemente zum Tragen kommen, kann die SIP-Methodik durch den modularen Aufbau an die bestehenden Gegebenheiten und Notwendigkeiten angepasst werden. Über den gesamten Erarbeitungsprozess ist ein frühzeitiger und regelmässiger Einbezug der Führungsebene und der Fachbereiche von entscheidender Bedeutung.

Nachfolgend eine Abbildung der Module und eine Erläuterung der wichtigsten Komponenten:

IKT

Abbildung 1: Situations-, Umfeld- und SWOT-Analyse

Diese drei Komponenten bilden das Herzstück und die Ausgangslage für die Erarbeitung der SIP:

Basisstrategie und Organisationskonzepte

Die Basisstrategie besteht aus IKT-Grundsätzen und beschreibt, wie die Informatik im Unternehmen positioniert ist, die gesteckten Zielsetzungen unter bestmöglicher Nutzung der Chancen und Stärken erreicht werden sollen und die erwarteten Risiken sowie die bestehenden Schwächen beherrscht werden sollen. Daraus werden die organisatorischen und technischen Basiskonzepte, d.h. die angestrebten Soll-Zustände in den einzelnen Teilbereichen wie Organisation und Governance oder Sicherheit, abgeleitet.

Masterplan

Darin sind die notwendigen Veränderungen zur Erreichung des angestrebten Soll-Zustandes in zeitlicher und sachlicher Hinsicht festgehalten. Dies wird in Form einer Roadmap für die geplanten Initiativen der nächsten 3-5 Jahre dargestellt. Im Sinne der rollenden Planung wird die Zielerreichung und die Aktualität der einzelnen Initiativen in regelmässiger Periodizität geprüft und gegebenenfalls angepasst.

Zusätzlich ist bei der Umsetzung einer strategischen Informatikplanung die übergreifende und effiziente Steuerung des Projekts ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Falls auch Sie vor der Herausforderung SIP stehen, unterstützen wir Sie gerne mit unserer langjährigen Expertise bei der Strategieerarbeitung – sowohl im öffentlichen als auch im privatwirtschaftlichen Sektor. Gemeinsam schaffen wir die Basis für eine erfolgsversprechende Ausrichtung Ihrer IKT angesichts der spannenden Herausforderungen und Chancen der technologischen Entwicklungen sowie der Digitalisierung.

Dominik Gubelmann- Valion AG
Dominik Gubelmann
Projektleiter

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